Основные обязанности сотрудников вечерней смены службы приема (15.00-23.00)

• 1. Принимают смену от коллег дневной смены, знакомятся с записями в журнале "Передачи смен".
• 2. Проверяют наличие сообщений и факсов, передают их гостям.
• 3. Контролируют выполнение заказов на автотранспорт.
• 4. Занимаются формальностями, связанными с заселением и выездом клиентов, аккуратно ведут соответствующую документацию.
• 5. Информируют гостей отеля по широкому кругу вопросов.
• 6. После окончания работы отдела бронирования принимают заказы на размещение и выполняют все операции по бронированию номеров и мест в гостинице.
• 7. Осуществляют обработку и начисление платежей за предоставление платных услуг, включая их в счета гостей.
• 8. Осуществляют выдачу и хранение ключей от гостевых комнат, некоторых служебных и общественных помещений.
• 9. При необходимости выполняют и другие поручения.
• 10. К 23 часам подводят итоги своей смены и передают ее ночному аудитору.

Таким образом, сотрудники вечерней смены выполняют практически те же функции и операции, что и сотрудники дневной смены. По окончании вечерней смены желательно предоставить сотрудникам бесплатный транспорт до дома.

Ночная смена службы приема (Night audit) (23.00–7.00)

Отель подводит баланс по своим операциям в конце каждого рабочего дня. Целесообразно это делать в позднее вечернее и ранее утреннее время (с 24 до 3 часов), поскольку к этому времени завершают свою работу службы дополнительных и сопутствующих услуг, поэтому приостанавливается поступление из них счетов в кассу Reception. Для правильного функционирования автоматизированной системы управления отелем предусмотрена плановая остановка компьютерных машин на некоторое время для проведения системных работ, копирования и сброса информации в текущий и долгосрочные архивы (архивация или "Ночные системные работы"). Эту работу необходимо делать в ночное время, поскольку днем невозможно приостановить текущую работу на компьютере (прием оплаты за проживание и дополнительные платные услуги, перевод из одного номера в другой, регистрация, выписка клиента и др.).

Среди множества обязанностей ночного аудитора можно выделить следующие наиболее важные обязанности.

• 1. Выполнять все функции, связанные с поселением, обслуживанием, выпиской клиентов отеля.
• 2. Вносить данные но расходам клиентов на их счета, которые не были внесены сотрудниками вечерней смены.
• 3. Контролировать правильность начисления платежей за предоставленные гостям услуги предыдущими сменами, вносить необходимые коррективы, составлять отчет по расхождениям и ошибкам (если имеются) для руководителя службы приема и размещения.
• 4. Вести необходимую документацию, параллельный учет на случай выхода из строя компьютерной системы.
• 5. Подготавливать полный суточный отчет о деятельности отеля за предыдущий день.
• 6. Подготавливать к 7.00 Housekeeping Report (сведения о занятости номерного фонда) для службы хозяйственного обеспечения (Housekeeping).
• 7. Осуществлять контрольный обход по отелю с целью выявления возможных нарушений и при необходимости принимать решения в пределах своей компетенции.
• 8. Производить побудку клиентов и выступать в качестве телефонного оператора (при необходимости) и т.д.

Работа ночных аудиторов во многом облегчает работу дневной смены, так как все счета клиентов уже выверены и подготовлены к операции оплаты. Таким образом, процесс обслуживания клиентов в часы наиболее массового отъезда (с 7 до 12 часов) значительно ускоряется.