Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Бухучет и аудит arrow Управленческий учет

Организация документооборота

Документооборот – это перемещение документов и отчетов в пространстве и времени с момента возникновения до сдачи в архив или выхода во внешнюю среду. Организация документооборота включает составление стандартов по документам, сводных схем и графиков документооборота, сформированных по целевому признаку, установление ответственности за формирование и передачу информации установление сроков хранения документов.

Стандарты документов содержат форму и регламент обработки и получения документа. Регламент описывает, кто, куда, кому и в какие сроки передает документ, кто несет ответственность за нарушение регламента. Могут быть также описаны последствия нарушения регламента. Сроки хранения отдельных первичных документов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Сроки хранения остальных документов, в том числе обеспечивающих управление предприятием разрабатываются хозяйствующим субъектом. В крупных компаниях это требование вытекает из необходимости формирования надежной контрольной среды.

Пример 10.1

В производственных цехах завода по производству белковой колбасной оболочки используются внутренние журналы разного назначения. В приложении к регламентам выделены виды журналов: 1) технологический; 2) учетный (для формирования документов и отчетов); 3) учетный (для контроля); 4) эксплуатационный; 5) информация для стимулирования персонала; 6) для "разбора полетов по технологии". На рис. 10.1 и 10.2 показаны примеры приложений к стандарту документооборота по разным видам журналов.

Журнал дезинфекции склада созревания бактерицидными лампами

Рис. 10.1. Журнал дезинфекции склада созревания бактерицидными лампами

Журнал

Рис. 10.2. Журнал "Остатки вспомогательных материалов"

Наличие такого рода схем приветствуется не только в приложениях к инструкциям, регламентирующим документооборот, но и в приложениях к должностным инструкциям.

График документооборота представляет таблицу, в которой по каждому документу указывается наименование, участники (ответственные) информационного потока образованного документом, сроки создания и передачи. Форма графика разрабатывается на каждом предприятии самостоятельно. Ориентиром может служить Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, действующий документ) (табл. 10.1).

Таблица 10.1

График документооборота

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Требование

2

Цех

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно (до... ч)

Бухгалтерия

1-й экз. – цех, 2-й экз. – склад

При отчете, при реестре

Ежедневно (до ... ч)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

При организации или совершенствовании документооборота предприятия нужно учитывать организационную структуру управления предприятием, взаимосвязи подразделений и бизнес-процессов, взаимосвязи подсистем информационного ноля предприятия, в том числе экономической, конструкторской, технологической (см. гл. 1). Каждой из них соответствуют виды документооборота: бухгалтерский, оперативно-технический, организационно-распорядительный, технический, технологический и т.д. При организации и функционировании документооборота возникают как внутренние проблемы каждого вида, так и проблемы их взаимосвязи. В учетной политике должны быть отражены регламенты документооборота экономической подсистемы.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Популярные страницы