Автоматизация внутренних информационных потоков

Развитие программных продуктов направлено на реализацию возможности комплексного обеспечения информационных потребностей управления предприятием. Из параграфа 1.3 читатель уже имеет представление о сегментах информационного поля предприятия, состоящих из целевых массивов и потоков, о возможности их пересечения или параллельного движения. В соответствии с относительной однородностью и назначением информационных массивов и потоков сегмента экономической информации созданы как специализированные программные продукты, предназначенные для решения определенных задач, так и интегрированные. В области управленческого учета специализированные программные средства обеспечивают оперативный учет и оперативно-производственное планирование; бюджетирование и анализ исполнения бюджета; группы программ для расчета инвестиционного проекта, подготовки финансовых разделов бизнес-планов, анализа состояния предприятия по данным финансовой отчетности и др.

Приведем общие правила, которых следует придерживаться, выбирая для себя учетную программу. Прежде всего соберите рабочую группу из представителей всех заинтересованных подразделений, опишите бизнес-процессы, сопровождающиеся информационными потоками, выделите потоки, нуждающиеся в автоматизации, опишите круг пользователей системы, каков бюджет на покупку программы, обучение сотрудников, внедрение и сопровождение. Очень важный вопрос: может ли будущая система быть интегрирована с вашими нынешними автоматизированными системами обработки учетной информации?

После этого можно сформулировать требования к будущей программе, в том числе список обязательных и желательных возможностей системы, полный список операций, которые должны быть автоматизированы, полный список входных и выходных форм бюджетов и отчетов, производительность и масштабируемость системы, желательная гибкость в настройке системы. При оформлении требований крайне желательно создать техническое задание на систему, содержащее максимально детализированные требования. Техническое задание в конечном итоге должно быть согласовано всеми заинтересованными службами и утверждено. Процесс разработки технического задания не только позволит сформировать требования к будущей системе, но и выявить в процессе его разработки до этого скрытые потребности и взаимосвязи.

Имея перечисленную информацию, можно приступать к изучению рынка: составьте список существующих учетных программ для предприятий, сравнимых с вашим по объему учитываемой информации. На этом этапе можно руководствоваться различными источниками информации: публикациями в печати, аналитическими обзорами, рекомендациями коллег, рекламными материалами комианий-разработчиков.

Наиболее эффективной является комплексная система автоматизации, охватывающая все взаимосвязанные аспекты информационного обеспечения управления. В случае программные компоненты, выполняющие информационные функции по управленческому учету, являются подсистемами общей автоматизированной системы управления. Такой подход позволяет осуществлять операции управленческого учета на основе данных, введенных в других подсистемах, например в бухгалтерской подсистеме или подсистеме складского учета.

Пример 10.3

На складе операции но отпуску апельсинового и яблочного концентратов для производства сока "Долька" осуществляются на основании требований-накладных. Информация с них заносится в базу данных программы складского учета. На ее основании формируются карточки складского учета по типовой форме, а также отчеты, служащие целям оперативного управления и контроля. В частности, таблицы для выверки остатков и движения материалов с бухгалтерией, производством и отделом снабжения (сводный отчет о наличии исходных материалов, обороты по поставщику). Требования-накладные обеспечивают информационный поток, цель которого ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности. Бухгалтерия осуществляет также функции контроля за складским учетом. На рис. 10.4 выделены направления интегрированных информационных потоков для бухгалтерского учета и оперативного управления.

Пример интеграции информационных потоков отдельных программных продуктов но обеспечению документооборота, связанному с хозяйственной операцией

Рис. 10.4. Пример интеграции информационных потоков отдельных программных продуктов но обеспечению документооборота, связанному с хозяйственной операцией "отпуск материалов в производство"

В примере 10.3 используются различные взаимосвязанные программные продукты, которые требуют ручного ввода данных, выгрузки информации и т.д.

Наилучший же эффект дает единая система, обеспечивающая комплексные решения для управления ресурсами предприятия, интегрирующие подсистемы бухгалтерского учета, складского учета, оперативно-производственного планирования и учета, бюджетирования и др. Данный эффект достигается за счет использования единой программной платформы, единой системе хранения и доступа к данным. Системы, обладающие такими функциональными возможностями, относятся к классу ERP-систем (Enterprise Resources Planning). Они имеют модульную структуру, информация по всех подсистемах может использоваться совместно и не нуждается в дополнительном вводе вручную, а также в дополнительных проверках ее аутентичности.

ERP-системы разного класса обладают диапазоном возможностей. Наиболее мощные ERP-системы – это SAPR/3, Oracle E-Business Suite, BAAN. Например, Oracle E-Business Suite позволяет решать задачи информационного обеспечения управления эффективностью предприятия на основе системы корпоративных показателей, формирования бюджетов, консолидации бюджетов и отчетов, обеспечения ведения финансового учета и составления финансовой отчетности, обеспечения производственного учета и управления производством, информационного обеспечения запасами, цепочками поставок, управленческого учета в части продаж, управления качеством, управления персоналом.

Рассмотрим практику внедрения ERP-систем в области производственного учета (пример 10.4)

Пример 10.4

На практике производственные предприятия для решения задач учета затрат и калькулирования себестоимости выбирают автоматизацию на базе ERP-системы. С целью обоснованного выбора методики учета затрат и калькулирования себестоимости, целесообразных для применения в ERP-системах, определены следующие функциональные возможности этих систем: производственное планирование и оперативный учет операций по выпуску готовой продукции и деталей и сборочных единиц осуществляется в разрезе конкретных партий с указанием объема запуска- выпуска и сроков выполнения операций. Эти партии в терминах системы называются "производственный заказ". Использование производственных заказов типично для дискретных производств, например, в машиностроении. Однако в практике внедрения ERP- систем партии запуска – выпуска используются также на предприятиях других отраслей, например, в металлургии (внедрение SAPR/3 на Иркутском алюминиевом заводе или внедрение Oracle E-Business Suite на Магнитогорском металлургическом комбинате) или целлюлозно-бумажной промышленности (внедрение BAAN IV на Санкт-Петербургском картонно-полиграфическом комбинате). В качестве партий в металлургии могут применяться плавки металла, в картонной промышленности – тамбуры картона. Таким образом, для отраслей, где традиционным является попередельный метод учета затрат и калькулирования себестоимости, при автоматизации могут применяться методы, используемые для дискретных производств.

Источник: Управленческий учет: учебник / под ред. проф. Я. В. Соколова. М.: Магистр; ИНФРА-М, 2011. С. 102.

Несмотря на очевидные достоинства, не все предприятия могут позволить себе купить и внедрить эти программные продукты. Основные недостатки перечисленных ERP-систем – это высокая стоимость; длительный период внедрения. На отечественном рынке получили распространение доступные ERP-системы с меньшими функциональны возможностями. Среди них лидирует 1С-8.

Другие возможные способы решения вопросов автоматизации управленческого учета – это внедрение целевых программных продуктов. Если, например, ставится задача автоматизации процедур формирования бюджетов, проведения анализа их исполнения путем сравнения бюджетных и фактических данных в системе, обособленной от системы формирования финансовой отчетности, то можно приобрести Oracle Financial Analyzer, Comshare, Cognos, Plan Designer, Hyperion Pillar, Инталев. Эти программные продукты относятся к группе аналитических систем бюджетирования.

Современные информационные технологии позволяют минимизировать время участия человека в осуществлении документооборота. В условиях автоматизированной обработки информации целесообразно использовать первичные документы со штрихкодами (пример 10.5). Этот прием позволяет не только повысить экономичность и оперативность первичного учета движения материалов, но и решить проблему повышения прозрачности информации о незавершенном производстве.

Пример 10.5

Для предприятия, производящего промышленные вентиляторы, характерен мелкосерийный тип производства. Операционный цикл составляет от двух до трех месяцев. При производстве продукции последовательно выполняются группы операций. Поэтому для учета движения полуфабрикатов и для начисления заработной платы используется маршрутный лист с отрывными талонами. После внедрения для обработки информации программного продукта Microsoft Dynamics АХ (ранее Axapta) специалисты разработали маршрутный лист с отрывными талонами, снабженными штрихкодами (рис. 10.5). На каждом отрывном талоне проставляется номер заказа.

Отрывной талон к маршрутному листу

Рис. 10.5. Отрывной талон к маршрутному листу

Итак, наиболее правильным выбором при решение вопросов организации внутренних информационных потоков будет синхронное рассмотрение целесообразности внедрения конкретных средств автоматизации с применением механизмов совершенствования документооборота на бумажных носителях. В примере 10.6 приведен вариант оптимизации документооборота с использованием информационных технологий, позволяющих снимать дублирование функций по вводу в базу данных первичных документов.

Пример 10.6

В отделе продаж предприятия по производству соков в программу 1C: Бухгалтерия вводится информация со следующих документов: распоряжений на отпуск продукции, счетов-фактур и накладных, переданных покупателям. В 1C формируются: записи по бухгалтерским счетам (90 "Продажи", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 43 "Готовая продукция"); сводный отчет по дебиторской задолженности и по просроченной дебиторской задолженности, предназначенный для анализа и проведения работ по ускорению ее взыскания. Работники цехов заносят информацию в 1C: Бухгалтерия с производственного отчета, который составляется совместно сменным технологом и мастером. Старший бухгалтер производственной группы занимается операциями контроля, анализа, составления отчетности.

Наряду с возможностями единой системе хранения и доступа к данным, рациональным в этом примере является также то, что функцию ведения первичного учета выполняет не бухгалтер, а работник отдела продаж, цеха или склада. То есть используются два принципа: 1) вся тяжесть первичного учета перекладывается на операционных работников и 2) в течение месяца бухгалтер только контролирует работу операционных служб. В этом случае осуществляется повышение эффективности бухгалтерского труда. За счет снижения доли рутинных низкоквалифицированных операций появляется возможность высвобождения времени на контрольно-аналитические работы.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >