Унификация языка документов. Правила оформления документов. Речевой этикет в документе. Работа с электронными шаблонами Word

  • • Из этого раздела вы узнаете, что такое документы, унификация, стандартизация, линейная запись документов, запись в виде текстов-аналогов, трафарет, анкета, таблица, стандартный лист, бланк, реквизит, шаблон MS Word, познакомитесь с правилами и принципами речевого этикета в документе, языковыми формулами официальных документов.
  • • Вы научитесь определять тип записи документа и применять соответствующий стандарт, использовать шаблоны MS Word при составлении документа, а также этикетные формулы официальных документов.
  • • Вы овладеете навыками составления наиболее распространенных деловых бумаг по образцам и шаблонам текстовых редакторов.

Унификация документов

Документы – это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Цели унификации таковы:

  • • сокращение количества применяемых документов;
  • • типизация форм документов;
  • • повышение качества документов;
  • • снижение трудоемкости обработки документов;
  • • достижение совместимости разных систем документации по одноименным или смежным функциям управления;
  • • более эффективное использование вычислительной техники.

Единство правил документирования управляющих действий обеспечивается применением Государственной системы документального обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД)[1]. Работа по унификации включает:

  • 1) разработку УСД;
  • 2) внедрение межотраслевых УСД в республиканские и отраслевые УСД;
  • 3) разработку отраслевых классификаторов техникоэкономической информации (ОКТЭИ);
  • 4) ведение УСД и ОКТЭИ;
  • 5) разработку отраслевых унифицированных форм документов, не вошедших в УСД и отражающих специфику отрасли, а также государственную регистрацию таких форм.

Организацию и методическое обеспечение унификации и стандартизации ведет головная организация по координации УСД и ОКТЭИ в республике, а на отраслевом уровне – соответствующая отраслевая головная организация.

Стандартизация – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Стандарт – это нормативный документ, утвержденный признанным органом и устанавливающий для всеобщего многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования и методы, касающиеся определенных объектов. Стандарт направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарты делятся на государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ) и республиканские (РСТ). ГОСТ распространяется на продукцию, работу, услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, область их распространения, сферы действия и даты введения определяются государственными органами, которые их принимают. ГОСТы утверждаются Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (бывший Госстандарт России).

Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами:

  • • ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
  • • ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца;
  • • ГОСТ ИСО 8601–2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования;
  • • ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

Одно из главных средств унификации – формализуемые тексты.

Существует пять типов записи для деловых документов:

  • 1) линейная – запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции);
  • 2) запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления);
  • 3) трафарет – традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры);
  • 4) анкета – перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму (имя – Владимир; служба в рядах Вооруженных Сил – не служил), вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учету кадров);
  • 5) таблица – совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчетные ведомости, штатное расписание и др.).

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями государственных стандартов и действующими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закрепленных рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Правила оформления документов. Документы изготавливают на стандартных листах формата А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • • 20 мм – левое;
  • • 10 мм – правое;
  • • 20 мм – верхнее;
  • • 20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения частей документа устанавливают два варианта бланков: продольный (рис. 3.1) и угловой (рис. 3.2).

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

  • 01 – Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 – герб субъекта РФ;
  • 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 – код организации;
  • 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  • 07 – код формы документа;
  • 08 – наименование организации;

Образец продольного бланка документа

Рис. 3.1. Образец продольного бланка документа

  • 09 – справочные данные об организации;
  • 10 – наименование вида документа;
  • 11 – дата документа;
  • 12 – регистрационный номер документа;
  • 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 14 – место составления или издания документа;
  • 15 – адресат;

Образец углового бланка документа

Рис. 3.2. Образец углового бланка документа

  • 16 – гриф утверждения документа;
  • 17 – резолюция;
  • 18 – заголовок к тексту;
  • 19 – отметка о контроле;
  • 20 – текст документа;
  • 21 – отметка о наличии приложения;
  • 22 – подпись;
  • 23 – гриф согласования документа;
  • 24 – визы согласования документа;
  • 25 – оттиск печати;
  • 26 – отметка о заверении копии;
  • 27 – отметка об исполнителе;
  • 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29 – отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30 – идентификатор электронной копии документа.

Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнера от обязательств, зафиксированных в таком документе. Так, в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных типовых форм первичной учетной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • • наименование документа;
  • • дату составления документа;
  • • наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции;
  • • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • • личные подписи указанных лиц.

  • [1] Унифицированная система документации – комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >