Стандарты оформления

Правила оформления документов, принятые в делопроизводстве, исходят из того, что документ помимо содержательной части включает в себя целый ряд отдельных элементов — реквизитов. Фактически именно реквизиты делают документ документом. Перечень основных реквизитов в сфере организационно-распорядительной документации закреплен в ГОСТ Р 6.30—2003[1]:

  • 01 — Государственный герб России;
  • 02 — герб субъекта РФ;
  • 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), т.е. словесное, изобразительное, комбинированное или иное обозначение, служащее для индивидуализации товаров, юридических лиц или индивидуальных предпринимателей;
  • 04 — код организации, который согласно ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации (УСД) проставляется, но Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления и Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
  • 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица — номер записи о создании юридического лица в соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001

№ 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей";

  • 06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). ИНН — цифровой код юридического лица, сформированный из последовательности десяти цифр: с первой по четвертую — код налогового органа (в соответствии со Справочником налоговых органов), присвоившего ИНН, с пятой по девятую — порядковый номер записи о налогоплательщике; 10 — контрольное число, рассчитываемое по специальному алгоритму. КПП — девятизначный цифровой код, где — первые две цифры — код субъекта РФ, третья и четвертая цифры — код Государственной налоговой инспекции, которая осуществляла постановку на учет организации; пятая и шестая цифры — коды причины постановки на учет; седьмая, восьмая и девятая — порядковый номер постановки на учет по соответствующей причине;
  • 07 — код формы документа — проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
  • 08 — наименование организации;
  • 09 — справочные данные об организации — почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в байке, адрес электронной почты и др.);
  • 10 — наименование вида документа;
  • 11 — дата;
  • 12 — регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
  • 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 14 — место составления или издания документа;
  • 15 — адресат;
  • 16 — гриф утверждения документа;
  • 17 — резолюция;
  • 18 — заголовок;
  • 19 — отметка о контроле;
  • 20 — собственно текст документа;
  • 21 — отметка о наличии приложения (если есть);
  • 22 — подпись;
  • 23 — гриф согласования;
  • 24 — визы согласования;
  • 25 — печать;
  • 26 — отметка о заверении копии;
  • 27 — отметка об исполнителе;
  • 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30 — идентификатор электронной копии документа — отметка (колонтитул), размещаемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату и др.

Как уже отмечалось, под реквизитами правового акта понимают его элементы, не входящие в содержательную часть, не подразумевающие регулятивных положений, и предназначенные для отражения юридических свойств и идентификации нормативного акта. Реквизиты отражают его важнейшие юридические свойства, связанные со статусом и процедурой принятия.

Набор реквизитов может различаться в зависимости от вида правового акта, вместе с тем можно выявить их основной состав, общеобязательный для любых актов. Можно сформировать как единый перечень непременных реквизитов для актов, издаваемых органами управления определенного уровня, так и отдельные перечни — для актов различных видов.

Так, единый перечень реквизитов для нормативных актов, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, приведен в Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации[2]:

  • • наименование органа (или нескольких органов), издавшего акт;
  • • наименование вида и название акта;
  • • дата его подписания (утверждения) и номер;
  • • наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

Расширенный перечень реквизитов содержат Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[3]:

  • • Государственный герб России;
  • • наименование органа исполнительной власти;
  • • должность лица — автора документа;
  • • подпись;
  • • вид документа;
  • • место составления (издания) документа;
  • • справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
  • • адресат документа;
  • • дата составления (издания);
  • • регистрационный номер документа;
  • • наименование либо аннотация документа;
  • • собственно текст документа;
  • • ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;
  • • отметка о наличии приложений (при наличии таковых);
  • • гриф согласования;
  • • гриф утверждения;
  • • виза;
  • • печать;
  • • отметка о заверении копии (при наличии);
  • • отметка об исполнителе;
  • • указания по исполнению документа;
  • • отметка о контроле документа;
  • • отметка об исполнении документа;
  • • отметка о конфиденциальности;
  • • отметка о поступлении документа.

Конкретный набор реквизитов из списка варьируется в зависимости от его вида и назначения.

Эти же Правила в отношении электронных документов устанавливают некоторые особенности, указывая, что они должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба РФ.

Создаваемые документы оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Официальные бланки разрабатываются па основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, а при продольном — посередине листа вдоль верхнего поля. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.

Субъекты РФ для своих законов, в целом придерживаясь правил, установленных на федеральном уровне, принимают собственные перечни реквизитов, унифицированные для всех актов региона.

Использование ряда реквизитов, как правило, не вызывает затруднений, и ошибка, с точки зрения правильности оформления, может заключаться только в их отсутствии (герб, гриф, код и др.), применение других реквизитов может сопровождаться определенными сложностями и требует знания некоторых правил.

Так, название акта согласно ГОСТ Р 6.30—2003 применительно к организационно-распорядительным документам звучит как "Заголовок к тексту". Юридическая техника использует понятие "наименование (название) правового акта". Как отмечается в Методических рекомендациях но оформлению законопроектов[4], наименование должно быть точным, четким и максимально информативным, при этом правильно отражать предмет правового регулирования. Не рекомендуется усложнять и неоправданно удлинять заголовки.

Оформление дат также может вызвать некоторые затруднения.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год — по формуле — 00.00.0000. Например, дату 18 марта 2014 года нужно фиксировать так: 18.03.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты: 18 марта 2014 г., а также изменение последовательности временных отрезков: год, месяц, день: 2014.03.18. При написании даты с применением словесно-цифрового способа после цифр соответствующего года используется обозначение "г.", при цифровом способе данное обозначение не применяется.

Правила оформления нормативных актов также предусматривают использование указанных способов оформления дат, но если в делопроизводстве словесно-цифровой способ допускается как вариант, то здесь он имеет приоритет, и более того, в законах даты могут оформляться исключительно таким способом, причем без сокращения слова "год".

Приложения, если таковые в акте имеются, являются его неотъемлемой составной частью и имеют одинаковую с ним юридическую силу. В качестве приложения может выступать как графический материал, так и отдельный документ, утверждаемый (вводимый в действие) этим правовым актом. Например, Решение Межгосударственного Совета ЕврАзЭС от 27.11.2009 № 17 "О Договоре о Таможенном кодексе Таможенного союза", в качестве приложения, содержит Таможенный кодекс Таможенного союза.

В Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти о приложениях сказано только, что если в акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то, как правило, они должны оформляться в виде приложений, с соответствующей ссылкой на них в тексте. В Разъяснениях к Правилам[5] помимо этого говорится, что на приложении должно быть указано, каким документом оно утверждено.

Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста акта. Приложения нумеруются арабскими цифрами без указания знака "№", не указывающийся и при ссылках на приложения, например: согласно приложению 1 к Федеральному закону.

Юридическая техника включает положения, определяющие написание некоторых наименований. Например, наименования субъектов РФ, муниципальных образований, государственных и муниципальных органов, организаций, а также географические наименования и иные имена собственные пишутся в правовых актах с прописной буквы.

Отдельно нужно сказать о воспроизведении в правовом акте положений других правовых актов и оформлении ссылок.

Ссылки на другие статьи, а также на ранее принятые акты применяются только в случае, если необходимо показать взаимную связь правовых норм или избежать повторений. Причем ссылаться можно только на акты (статьи), вступившие в действие и не утратившие силу.

При оформлении ссылки указываются следующие реквизиты в определенной последовательности: вид акта, дата подписания, его регистрационный номер и наименование[6].

Если у нормативного правового акта отсутствует номер, указываются его вид, дата подписания и наименование законодательного акта[7].

В случае неоднократных ссылок на один и тот же акт при первом его упоминании применяется следующая формула: "в соответствии с Федеральным законом от 12.01.1996 № 8-ФЗ "О погребении и похоронном деле" (в ред. от 28.07.2012, с изм. от 04.06.2014) (далее — Федеральный закон "О погребении и похоронном деле").

Ссылки па Конституцию РФ оформляются следующим образом: "в соответствии с частью 4 статьи 3 Конституции Российской Федерации".

При ссылке на кодифицированный акт дата подписания и регистрационный номер кодекса не указываются.

Обозначения таких рубрик, как раздел, глава, статья, часть, пункт — печатаются цифрами, обозначения подпунктов — строчными буквами русского алфавита в кавычках[8].

Ссылки в тексте актов могут даваться на акты высшей или равной юридической силы, па конкретные акты низшей юридической силы ссылаться нельзя[9].

Отмстим, правила юридической техники в части стандартов оформления актов различных видов, к сожалению, в значительной степени вариативны, хотя очевидно, что выработка единых правил оформления, ориентированных на применение современных информационных технологий, позволит повысить эффективность работы с этими документами на всех стадиях их создания и применения.

  • [1] Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30—2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).
  • [2] См.: постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
  • [3] См.: постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
  • [4] См.: Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания РФ от 18.11.2003 № вн2-18/490).
  • [5] См.: приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
  • [6] Пример: в соответствии с Законом Российской Федерации о поправке к Конституции Российской Федерации от 05.02.2014 № 2-ФКЗ "О Верховном Суде Российской Федерации и прокуратуре Российской Федерации".
  • [7] Пример: в соответствии с Конституцией Российской Федерации (принятой всенародным голосованием 12 декабря 1993 года)
  • [8] См.: Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов // Рекомендованы Советом Государственной Думы для использования при осуществлении законопроектной деятельности (выписка из протокола № 187 заседания Совета Государственной Думы (от 20.11.2003). Пункт 26.
  • [9] Там же. Пункт 29.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >