ПРОЦЕССЫ ПУБЛИЧНОГО УПРАВЛЕНИЯ

АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕССЫ

В результате изучения материала данной главы студент должен:

знать

  • • основные принципы управления административными процессами;
  • • требования к структуре и содержанию административных регламентов и стандартов;

уметь

  • • разделять разные виды организационных процессов;
  • • выявлять владельцев, ресурсы, входы и выходы административного процесса;
  • • применять адекватный подход для выделения деловых процессов в государственной организации;
  • • давать заключение о качестве государственной услуги;
  • • моделировать административные процессы и процедуры в органах государственной власти;

владеть

  • • навыками первичного функционального анализа ОИВ;
  • • навыками выявления потенциальных возможностей возникновения административных барьеров;
  • • навыками поиска путей преодоления административных барьеров.

Содержание административных процессов

Деловые процессы как объекты управления

Воздействие на процессы внутри и между организациями всегда было важной областью деятельности и исследования, как в корпоративном, так и в государственном управлении. В самом общем плане любой деловой процесс рассматривается как устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая но определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Для выделения процессов в организации необходимо описать;

  • технологии процесса — порядок выполнения деятельности по преобразованию входов в выходы;
  • владельца процесса (ответственного за процесс) — должностное лицо, имеющее в своем распоряжении ресурсы процесса, с определенными правами, зоной ответственности и полномочиями;
  • ресурсы процесса — информацию и материальные средства, которые владелец процесса распределяет в ходе планирования работ по процессу и учитывает при расчете эффективности процесса, как соотношение затраченных ресурсов на полученный результат процесса;

систему показателей процесса — показатели эффективности процесса, показатели удовлетворенности потребителей;

управление процессом — деятельность владельца процесса но анализу данных о процессе и принятию управленческих решений.

Описание процессов не снимает трудности выделения такого понятия, как "система процессов", поскольку существуют различия в способах выделения процессов. Основная задача сводится к выявлению границ процессов, определению ответственных за процессы и контролируемых параметров, оценке уровня реализации деловых процессов и выявлению возможностей для совершенствования деловых процессов.

При этом выявление и определение границ деловых процессов осуществляется по принципу сверху вниз с их постепенной детализацией до подпроцессов и отдельных операций, что в свою очередь позволяет не потерять из вида объем компетенции органа государственной власти. Процесс считается определенным только тогда, когда существует возможность четко ответить на вопросы: какие процессы должны быть в организации; какие процессы должны быть выделены как обязательные; сколько процессов должно быть в организации/подразделении; кто ответственен за процесс, и какие у него права и обязанности; как включить процессы в единую процессную сеть?

Ответ на последний вопрос наиболее сложен и носит принципиальный характер. Простое описание деловых процессов еще недостаточно для оптимизации управленческих функций и механизма их осуществления. Вопрос в том, насколько именно выделение процессов как специального объекта управления позволяет повысить его эффективность. В классическом государственном управлении приоритет отдавался таким форматам описания организаций, которые были основаны на функциональной специализации и ее закреплении за департаментами.

Данные форматы опирались на следующей системе понятий:

  • — "структура организации" — логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, позволяющее наиболее эффективно достигать целей организации;
  • — "разделение труда" — отделение работы по организации и координированию действий от самих действий в рамках субъект — объектных отношений;
  • — "управленческие функции" — выделение функциональных областей управленческого воздействия — планирование, работа с персоналом, руководство, бюджетирование и т.п.

Описание, базирующееся на этих форматах и понятиях, позволяло адекватно отражать место и ценность отдельных элементов деятельности организации, т.е. функции. При этом объектами анализа становились именно последние, которые зачастую можно рассматривать как "свернутые" процессы. Результатом такого анализа были обоснования относительной значимости процесса в общей организационной системе, предложения по оптимизации распределения ответственности за реализацию тех или иных процессов но структурным звеньям организации и т.п.

В условиях НГУ реализация системного похода предполагает выстраивание и постоянный анализ соответствия поддерживаемой системы процессов целям и стратегии организации. И здесь применимы другие методы и технологии, нежели при анализе и преобразовании отдельного выделенного процесса. Произвольное выделение и преобразование отдельных, пусть даже исключительно важных процессов может привести к нежелательным последствиям. Функционирование любого, входящего в систему процесса должно оцениваться в терминах его вклада в достижение целей всей системы, а не по его индивидуальной эффективности.

Выделяются три уровня деловых процессов в соответствии с организационной структурой органа государственной власти:

  • 1) верхний уровень, предполагающий определение деловых процессов в категориях планирования, осуществления и мониторинга государственной политики, выявление объектов взаимодействия и содержания их работы;
  • 2) деловые процессы на уровне структурных подразделений (департаментов, отделов) органа государственной власти — определение итоговых документов и распределение ответственности за реализацию отдельных этапов процесса или подпроцесса;
  • 3) деловые процессы на уровне должностных лиц — определение тех действий или операций, которые приводят к достижению результата процесса.

Результаты отдельных деловых процессов или подпроцессов либо действий должны формулироваться с точки зрения основных клиентов процесса — либо внутренних (должностные лица), либо внешних (другие органы государственной власти, граждане и организации). Результатом выполнения процесса является фактический выходной продукт (например, документ, услуга), который получен при завершении выполнения процесса. В простейшем случае можно определить критерии завершения отдельного действия: документ отправлен, сделан, обсужден, утвержден, завизирован, принят, дано поручение и т.п. Конечными результатами исполнения делового процесса выступают результаты, имеющие непосредственное отношение к итогам исполнения государственной функции, — принятое решение, подготовленный проект документа, выданная лицензия и т.п. Выявление деловых процессов позволяет:

  • — упорядочить деловые процессы в организации, выявить ситуацию "как есть";
  • — выявить узкие места в ходе осуществления деловых процессов;
  • — понять, какие деловые процессы полезны, необходимы или возможно излишни;
  • — наиболее эффективно распределить области ответственности между должностиыми лицами;
  • — оценить те ресурсы, которые используются для осуществления процессов (табл. 9.1).

Таблица 9.1

Классификация процессов, разделяющая процессы по характеру функциональной деятельности и развитию

Тип процесса

Первичные процессы

Поддерживающие процессы

Процессы развития

Принятие решений

Финансовый менеджмеїit

Совершенствование текущего процесса

Контроль

Управление кадрами

Повышение квалификации сотрудников

Координация

Управление информацией

Расширение материально-технической базы

Регистрация

Текущий ремонт и обслуживание

Планирование

В итоге определяется сложившаяся внутри организации процессная архитектура. Это позволяет приступить к деятельности по совершенствованию деловых процессов, т.е. к деятельности по формированию ситуации "как должно быть".

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >