Классификация документов в информационной сфере. Исторические типы и формы документов

Документы можно классифицировать по следующим основаниям.

  • 1. По целевому назначению (сфере деятельности субъекта). Исходными признаками любой классификации в первую очередь являются форма представления документа и цель его создания. Таким образом, по целевому назначению документы можно подразделить по известным направлениям общественной деятельности, например на банковские, дипломатические, технические, финансовые, процессуальные и т.д. Иногда документы содержат определенную информацию о тех или иных событиях, обязательствах субъектов, действиях или бездействиях, влекущих определенные правовые последствия. Даже если в содержании документа нет непосредственных и прямых связей с субъективными правами и обязанностями, он может нести определенные сведения о юридически значимых фактах или событиях, с которыми могут быть связаны правоотношения. Например, любой патент или товарный знак (словесный, звуковой или трехмерный) используется в гражданском обороте, как правило, в форме определенного документа.
  • 2. С точки зрения значимости (юридические и неюридические). Документы, оформленные с целью подтверждения прав, обязанностей, юридических фактов или в соответствии с определенными правовыми требованиями, называются юридическими. Они составляют самую большую группу используемых в гражданском обороте документов. Ряд авторов указывают, что юридическими в широком смысле являются любые документы [1]. На наш взгляд, к юридическим документам можно отнести волеизъявления заинтересованных лиц, акты органов государственной власти, договоры, официальные доклады, отчеты и др. Неюридическими документами можно считать те, которые составляются в произвольной форме и, как правило, не подписываются. Их целью не является достижение каких-либо правовых последствий. Например, личные письма, дневники, записки, записные книжки и т.д. Только при наличии определенных законом условий и обстоятельств такие документы могут стать юридическими и выступать в качестве доказательств. Юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить, поэтому юридический документ закрепляет информацию, подлинность которой удостоверена, однозначно воспринимается и не может быть оспорена.
  • 3. По способу фиксации и представлению информации документы можно разделить на две большие группы: рукописные и машинописные. Отдельно в ретроспективном плане можно вспомнить о существовании и устных документов (устные договоры, документы судопроизводства), базовым принципом которых наряду с открытостью, гласностью и непосредственностью выступает принцип устности. Сюда же можно отнести вербальную дипломатическую ноту и др.

Рукописные документы представляют собой самый древний класс письменных документов. Они закрепляют информацию в виде алфавитного порядка расположения знаков на разных языках. Возможно также и небуквенное письмо, например с использованием иероглифов. Рукописные документы изготовляются обычно на бумажном носителе непосредственно человеком с помощью простейших средств (перо, чернила, ручка) и поэтому непосредственно воспринимаются органами чувств. Способ изготовления бумаги был открыт в Китае в 105 г. Цай Лунем. Постепенно бумага вытеснила весь материал, на котором изначально составлялись документы, в частности папирус и пергамент. Она является самым распространенным видом носителя для рукописного документа и сегодня. Иногда применяются другие материалы: глиняные таблички, металл, пластмасса, пластик. Помимо текста рукописные документы могут содержать графику (рисунки, чертежи, схемы, карты, планы), также выполненную рукой человека. Документы, содержащие графическую информацию, составляют вид графических документов.

Машинописные документы — разновидность письменных документов, при создании которых знаки письма наносят с использованием сложных инструментальных средств (механических машин). Это также достаточно древний класс документов. Особенность и отличие их состоит в том, что с изобретением в середине XVI в. книгопечатания стало возможным отказаться от ручного способа записи. Носитель документа, его форма, формат и восприятие человеком при этом практически не изменились, повысились лишь качество исполнения и технологичность. При этом документ перестал зависеть от индивидуальных особенностей его составителя, в частности от почерка. Машинописные документы постепенно усложнились, они помимо текста могут содержать графику, фотографии. Именно с этого момента начинает формироваться современное авторское право.

С точки зрения современного права рукописные и машинописные документы составляют основу письменной формы, на которую ссылается законодатель. Такая форма представления информации является основной в судебных процессах. Неслучайно ряд статей гражданского законодательства устанавливает письменную форму для заключения договоров и совершения определенных сделок (ст. 98,158,160,434 ГК РФ и т.д.).

Следующим важным этапом в сфере документирования является появление в первой половине XIX в. фотографии и в конечном итоге графических кинодокументов, имеющих возможность фиксировать динамические процессы во времени. Фотография пришла на смену рисованию и живописи, которые во все времена оставались достоянием лишь немногочисленного слоя образованных людей. Цветная фотография появилась во второй половине XIX в. Первые цветные фотографические изображения получили Джеймс Клерк Максвелл (1861) и Луи Дюко дю Орон (1868—1869). В основе фотографии (греч. photos — свет, grapho — пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе светопись) лежит фотохимический способ фиксации информации на специальном фотоэмульсионном слое, нанесенном на специальную пленку. В 1950—1960-е гг. произошел качественный скачок в совершенствовании фотоаппаратуры, связанный с разработкой системы автофокусировки объектива и фотодокумент получил еще более широкое распространение.

Сразу же после своего появления фотография нашла широкое применение в самых различных сферах: в политике, науке, культуре, искусстве и т.д.; с ней тесно связано развитие некоторых отраслей: полиграфии, картографии. Фотодокументам отводится важная роль в СМИ: в настоящее время трудно представить газету, массовый журнал без фотоснимков или фоторепортажей. Фотография заняла прочное место в документах, удостоверяющих личность: в паспортах, студенческих билетах, водительских удостоверениях и т.п.

Кроме способа фиксации отличие фотографического документа от печатного заключается в том, что формат негатива или позитива пленки фотодокумента существенно меньше существующих форматов рукописных и печатных документов и в нем могут быть аккумулированы большие объемы информации, поэтому такие документы иногда называют микрокопиями. Огромная роль фотодокументов в жизни человеческого общества прежде всего связана с тем, что они обладают очень большой информационной емкостью, могут одновременно подробно фиксировать множество объектов. Это весьма важно, если учесть, что около 80% информации человек получает с помощью зрения. Данное свойство, а также возможность долговременного хранения привели к появлению микрофильмов, имеющих широкое распространение в архивном и библиотечном деле. Формат таких документов определяют особенности технологии фотографирования, они структурированы по кадрам. Ценность фотодокументов связана и с их возникновением в момент событий и на месте событий. Рассматриваемый документ невозможно печатать и воспроизводить без специальных технических средств и оборудования.

Дальнейшим прорывом в сфере документоведения можно считать изобретение новых механических устройств записи звука (граммофон), что ознаменовало появление нового вида машинописного документа — аудиодокумента, или фонограммы.

Далее, с развитием научно-технического прогресса появились кино- и видеодокумент. Здесь восприятие картинки сопровождается определенным рядом видеообразов, получаемых посредством монитора или дисплея либо путем проекции изображения на экран. Отличие данных документов от рукописных заключается в том, что сделать запись и воспроизвести ее невозможно без специального электронно-усилительного оборудования, например аудио- или видеомагнитофона.

Рассмотренные нами виды рукописных и машинописных документов объединяет общий принцип образной организации способа фиксации записи информации, который называется аналоговой формой представления информации (по формуле "что вижу и слышу, в том же виде пишу").

С развитием компьютерных технологий и технических средств обработки информации появляется альтернативная аналоговым документам подгруппа машинописных документов — цифровые документы. Их форма представления основана на несколько иных принципах: способ фиксации записи цифровых документов зиждется на принципе преобразования информации в кодированную цифровую форму. При этом сам физический способ машинописной записи может быть любым, например CD-диск, флеш-карта, чип.

Цифровые документы как объект гражданского оборота выражаются в следующих формах.

А. Компьютерный файл или индексированная запись в файле. Следует отметить, что файловая форма представления информации является в этом случае основной, поэтому компьютерный файл выступает своеобразной электронной бумагой для электронного документа. Причем файл должен обладать необходимыми атрибутами (имя, дата создания, определенное расширение, объем), а сама материальность записи файла выступает необходимым условием введения документа в оборот. Именно файл является материальным носителем электронного документа.

Особенность файловой формы представления цифровых документов заключается в том, что в результате процедуры копирования каждая последующая копия документа равноценна и равнозначна первой копии созданного файла, а само физическое местонахождение записи файла на материальном носителе не имеет существенного значения. В связи с этим оригинал электронного цифрового документа и его электронная копия фактически не различимы в отличие от традиционных документов [2]. Исходя из этого положения, можно дискутировать о невозможности осуществления в полном объеме права собственности на информацию. В данном случае справедливо говорить лишь о правомочии владения информацией и праве собственности на носитель информации. Подобная ситуация существовала всегда в отношении устных документов. Например, любой устный документ мог использоваться всеми, кто находился в радиусе слышимости от источника, оглашающего этот документ.

Б. Материальный объект в виде унифицированных переносимых электронных носителей (дискета, CD-диск, флеш- карта), содержащих запись цифрового файла (файлов) электронного документа.

В. Специализированная вещь или вещественное инструментальное средство, которое решает определенную задачу. Эта вещь может неразрывно входить в состав более сложной вещи (пейджер, диктофон, современное удостоверение личности или специальный идентификатор, "черный ящик" — авиационный бортовой самописец и т.д.). В формах инструментальных средств выступают различного рода карты, представляющие собой двойственный или смешанный документ (банковская карта, сим-карта, смарт-карта, страховой полис, электронный проездной билет и др.).

Перечисленные документы, как правило, имеют двойственную структуру: с одной стороны, это обычный машинописный документ (например, определенного размера пластмасса, на которой читается номер кредитной карты), причем на нем может быть установлен и образец собственноручной рукописной подписи; с другой — в пластик впаян чип или мини-процессор, который решает совершенно иные задачи. Благодаря такой двойственной природе этот документ можно отнести к подгруппе цифровых документов. Осуществить работу с таким смешанным документом возможно только при наличии специального оборудования, отвечающего необходимым требованиям защиты, например банкомата.

Г. Текстовые и гипертекстовые документы. Большое количество рукописных, машинописных и цифровых документов составляет широко распространенную группу текстовых документов, к которым относятся организационные, управленческие, распорядительные, финансовые, бухгалтерские, информационно-справочные и др. Согласно ГОСТу 2.105-95-ЕСКД "Общие требования к текстовым документам", введенному постановлением Госстандарта России от 8 августа 1995 г. № 426 [3], текстовые документы подразделяются на содержащие в основном сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.) и содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

В группе текстовых документов можно выделить и некоторые обособленные подгруппы: официальные письма; регистрационно-учетные документы; документы для слепых и слабовидящих; телеграммы и телексы. Остановимся на некоторых из них подробнее.

Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ "О почтовой связи" в ст. 2 определяет письменную корреспонденцию как простые и регистрируемые письма, почтовые карточки, секограммы, бандероли и мелкие пакеты.

Телеграмма представляет собой документ, изготовленный в почтовом отделении связи адресата путем вклеивания в специальный бланк. Телекс отличается от телеграммы только тем, что при отправлении сообщения используются более совершенные телеграфные аппараты, которые проще идентифицировать.

Характерной чертой регистрационно-учетных документов является то, что они ведутся в течение учетного периода, в них периодически вносятся записи регистрационного характера. В практике документооборота используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Отдельно можно выделить группу графических документов: рисунки, картины, географические и топографические карты, планы.

В конце XX в. широкое распространение получили новые типы электронных документов: программа для ЭВМ и база данных. Их различие состоит в том, что последняя относится к группе регистрационно-учетных документов и оперирует структурированными данными.

Постепенное развитие интернет-технологий ознаменовало появление нового подвида программных документов — вебсайта. Набор структурированных записей файлов в цифровом формате и есть сложный цифровой документ, который можно определить как программу для ЭВМ или динамическую страницу. Этот подвид программных документов с встроенными ссылками, выполненный по определенным стандартам, представляет собой гипертекстовый документ.

Еще одним документом, который может быть представлен в виде гипертекстового формата, являются электронные деньги. В ст. 3 Федерального закона "О национальной платежной системе" впервые дано законодательное определение электронных денежных средств, под которыми понимаются денежные средства, предварительно предоставленные одним лицом (лицом, предоставившим денежные средства) другому лицу, учитывающему информацию о размере предоставленных денежных средств без открытия банковского счета (обязанному лицу), для исполнения денежных обязательств лица, предоставившего денежные средства, перед третьими лицами и в отношении которых лицо, предоставившее денежные средства, имеет право передавать распоряжения исключительно с использованием электронных средств платежа. При этом закон устанавливает, что не являются электронными денежные средства, полученные организациями, осуществляющими профессиональную деятельность на рынке ценных бумаг, клиринговую деятельность и (или) деятельность по управлению инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами и негосударственными пенсионными фондами и осуществляющими учет информации о размере предоставленных денежных средств без открытия банковского счета в соответствии с законодательством, регулирующим деятельность указанных организаций. Следует отметить, что любые деньги несут определенную информацию, исходя из своей сущности и выполняемых функций; помимо чисто экономических, выделяется еще и коммуникативная функция денег как средства коммуникации и передачи информации. В связи с этим денежный знак является видом особого рода документа. В первую очередь нас интересуют деньги в безналичной форме; они могут существовать в форме записей регистрационно-учетных документов или в виде базы данных и ее записей (лицевых счетов). Безналичные электронные платежные средства являются основой для функционирования международного и национального интернет-банкинга (Яндекс. Деньги, WebManey и др.).

  • [1] См.: Вершинин А. П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. М., 2000. С. 45—46.
  • [2] См. подробнее: Носевич В. Л. Электронные документы и информационные ресурсы // Архіви і справаводства. Минск, 2000. № 2. С. 133—140.
  • [3] ГОСТ 2.105-95-ЕСКД. Общие требования к текстовым документам // ИУС Государственные стандарты. 2001. № 12.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >