Форма канцелярских документов (деловых бумаг)

Существует несколько типов стандартизации деловых бумаг. Образец- матрица (или трафарет) — самый жесткий тип оформления документов,

так как здесь фиксируются: реквизиты, последовательность реквизитов и их пространственное расположение. Так составляются, например, контракты, документы об образовании, налоговые декларации.

К более гибкому типу стандартизации относится образец-модель, где фиксируются только набор реквизитов и пространственная ориентация реквизитов. В таких документах, как заявление, доверенность, используется линейная запись текста.

Образец-схема — наименее жесткий тип оформления деловых бумаг. Здесь сохраняется лишь определенный набор реквизитов. К такому типу оформления можно отнести, например, автобиографию, резюме.

В виде таблицы оформляются финансовые ведомости; как анкета - личный листок по учету кадров, приказы, постановления — это тексты- аналоги.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основе ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа — его объему, внутренней структуре; образцы общей формы документов — состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Образцы документов можно найти в Общероссийском классификаторе управленческой документации [1], а также в Государственной системе документационного обеспечения управления [2].

Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65 с 1 июля 2003 г. введен в действие ГОСТ Р 6.30—2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее — ГОСТ Р 6.30—2003). Требования настоящего стандарта в отличие от ранее существующего являются рекомендуемыми. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимание на обязательности стандартных требований.

ГОСТ Р 6.30—2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в "Общероссийский классификатор управленческой документации". Стандарт устанавливает: состав реквизитов, схемы расположения реквизитов, образцы бланков документов.

Необходимо помнить, что в стандартах регламентируются лишь основные правила составления документов. Главное в любом документе — это его содержание и логика изложения.

В ГОСТ Р 6.30—2003 был введен новый реквизит — идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который присваивается персонально каждому человеку в налоговых органах Российской Федерации.

ИНН служит для учета сведений о доходах физических лиц, подлежащих налогообложению, и учета уплачиваемых налогов, например подоходного налога, налога на имущество или налога на землю.

В новом стандарте обращается внимание на правило написания даты в документе: словесно-цифровым (01 сентября 2013 года или 01 сентября 2013 г.) либо цифровым (25.07.2011) способами. При оформлении важных документов, например при подготовке доверенности, все части даты пишутся буквами. Датой документа является преимущественно дата его подписания или утверждения.

Необходимым элементом в оформлении документа является реквизит. При отсутствии какого-либо реквизита документ может быть признан недействительным. В понятии "реквизит" объединяются элементы содержания (структурные части текста: обращение, мотивировка, выводы и т.п.) и элементы оформления (наименование документа, наименование адресата, подпись и др.). Форма документа — это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. К реквизитам относятся:

  • • наименование документа (пишется как заголовок с прописной буквы посередине строки, точка в конце не ставится):
  • • адресант — отправитель;
  • • адресат — получатель. Если получателем является учреждение, то оно пишется в именительном падеже. Если получатель — физическое лицо, указывается должность, фамилия, имя, отчество лица в дательном падеже;
  • • дата;
  • • регистрационные номера;
  • • подпись.

Каждому реквизиту отводится определенное место в документе. В зависимости от содержания документа, его назначения используются те или иные реквизиты.

К элементам содержания документа относятся: заголовок, обращения, мотивировки, выводы, цифровые данные и т.п.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями [3].

Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа — только распоряжение без констатации факта, текст письма — только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты, которые должны быть пронумерованы [4].

Форму и содержание текста документа в значительной степени определяют жанры официально-делового стиля, например: информационные (докладная записка, заявление), констатирующие (отчет, справка, характеристика); предписывающие (приказ, инструкция, постановление) и др.

Хотя официально-деловая речь считается монологической, однако в действительности в разных видах документов представлен скрытый диалог с разными отношениями между субъектами речи (вопрос — ответ, побуждение — ответная реакция, информативный диалог, доказательство, объяснение и др.) [5].

Основная функция официально-делового стиля — императивность, т.е. функция волеизъявления, приказания: большая часть деловых документов направлена на то, чтобы побудить адресата выполнить определенные действия [6].

  • [1] Организационно-распорядительная документация. Основные положения. М., 1995. URL: lawmix.ru/gostphp?id=27; gisa.ru/345.html (дата обращения: 08.06.2015).
  • [2] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР. 1991.
  • [3] Русский язык для студентов-нефилологов: учеб, пособие / М. Ю. Федосюк | и др.]. М.: Флинта: Наука, 2001. С. 186.
  • [4] Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. С. 9.
  • [5] Бахтин М. М. Эстетика словесного творчества. М.: Искусство. 1986. С. 300.
  • [6] Русский язык и культура речи : учебник для вузов / под ред. В. Д. Черняк. М.: Высшая школа СПб.: Изд-во РГПУ. 2002. С.' 140.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >