Служебная корреспонденция

Служебная корреспонденция — это диалог между государственными или частными предприятиями, а также общественными организациями, которые ведут официальную переписку по различным вопросам.

Деловое письмо — самый распространенный документ в служебной корреспонденции. Обычно такие письма отсылаются на бланке организации, где есть ее полное название, почтовый адрес, телефоны, банковские реквизиты. Деловое письмо — всегда содержит официальную информацию, поэтому искусство его составления — в строгой функциональности. Образцом делового письма является телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью [1].

И, конечно, никто не требует, чтобы казенная бумага о дровах писалась вот таким "поэтическим" стилем: "Архангельскому комбинату, расположенному на брегах полноводной красавицы Двины. Просим отгрузить 1000 кубометров древесины, пахнущей вековым сосновым бором".

К. И. Чуковский

По содержанию и назначению письма делятся на следующие типы:

  • 1) письмо-сообщение, извещение, уведомление, подтверждение (информационное);
  • 2) рекомендательное письмо;
  • 3) гарантийное письмо;
  • 4) письмо-запрос и письмо — ответ на запрос;
  • 5) письмо-просьба;
  • 6) письмо-предложение;
  • 7) письмо-приглашение;
  • 8) письмо-претензия (рекламация);
  • 9) письмо-благодарность.

Официальное письмо является единственным документом, на котором отсутствует наименование его вида. Все основные документы имеют название: "Выписка из приказа", "Протокол", "Справка" и др. Письмо составляется в двух экземплярах (один остается в организации, другой отсылается). При поступлении в организацию письмо регистрируется и получает входящий номер и дату. Если вы хотите проверить, получено ли ваше письмо или какие меры были приняты по вашему письму, назовите номер регистрации. В таком случае ваше письмо будет найдено.

По характеру структурных частей и их взаимосвязи деловое письмо напоминает заявление. Структурные части делового письма:

  • 1) реквизиты отправителя, куда входит:
    • • полное официальное наименование организации;
    • • адрес и телефон;
    • • дата отправления, например: 23.09.2012 или 23.09.12;
    • • исходящий номер.

Датой письма считается дата его подписания;

  • 2) реквизиты получателя:
    • • официальное название организации-получателя;
    • • адрес;
    • • должность того, кому письмо адресуется;
  • 3) основание письма или ссылка на входящие номер и дату документа- запроса (если письмо является ответом на какое-либо обращение). В тексте письма обычно пишут такую фразу: в ответ на Ваше обращение от... Ж..;
  • 4) текст;
  • 5) перечень прилагаемых документов;
  • 6) должность, ФИО и подпись составителя письма.

Схема делового письма [2]

Реквизиты отправителя Реквизиты адресата

Резолюция руководителя

Заголовочная часть

(предлог о + сущ. в предложном падеже)

О поставке оборудования

или по вопросу о + сущ. в предложном падеже

По вопросу о поставке оборудования

Текст письма

Подписи составителей письма

Текст любого письма состоит из следующих частей [3]:

  • 1) обращение (должность, фамилия, имя, отчество). Возможно использование прилагательных: уважаемый, многоуважаемый, дорогой;
  • 2) вводная часть. Излагается повод для письма;
  • 3) основная часть. Формулируется главная цель письма: сообщение, предложение, отказ, ответ, запрос, просьба, гарантия, приглашение, благодарность, рекламация;
  • 4) заключение. Выражается надежда на положительное решение вопроса, выражается пожелание, что переписка будет продолжена и т.п.

Но тематическому признаку письма разделяют на деловые (некоммерческие) и коммерческие. Деловая корреспонденция используется при оформлении организационных, правовых, экономических и финансовых взаимоотношений. Коммерческие письма — это переписка при заключении или совершении коммерческой сделки.

Приведем образцы деловых писем.

Информационное письмо

Письмо-уведомление

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Красногвардейском районе Санкт-Петербурга

ул. Конно-Гренадерская, дом 1. литер А, Санкт-Петербургская общественная организация "Мост"

Санкт-Петербург, 198518,

Бульвар Ленина, д. 18 телефон: 335 35 66, факс: 335 35 60 31.03.2014 № 06/И PC В-49

Уважаемая Любовь Георгиевна!

Управление Пенсионного фонда РФ в Красногвардейском районе Санкт-Петербурга доводит до Вашего сведения, что постановлением Правления ПФР от 10.01.2014 № 2п утверждена новая форма Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР).

Новая форма Расчета и порядок ее заполнения размещены на странице Отделения ПФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, открытой на официальном сайте ПФР: pfrf.ru.

Обращаем Ваше внимание, что окончательный прием от страхователя единой отчетности будет осуществляться органами ПФР только после включения сведений, содержащихся в разделе 6 Расчета "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и стразовом стаже застрахованного лица", в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц. Заместитель начальника Управления (подпись)

Письмо-просьба

Правительство Санкт-Петербурга Генеральному консулу

администрация Петродворцового района Российской федерации

Санкт-Петербурга во Франкфурте-на Майне

Калининская ул. д. 8. г. Петергоф 198510 Р.К. Казбекову

Тел. (812) 450-98-76 Факс (812) 450-67-18

E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script gov.spb.ru

Уважаемый Руслан Казбекович!

Ссылаясь на Соглашение между Правительством РФ и Правительством ФРГ "Об облегчении взаимных поездок граждан Российской Федерации и граждан Федеративной Республики Германии" от 10.02.2003, ст. 2, н. 3, ст. 4, администрация Петродворцового района Санкт-Петербурга просит Вас положительно решить вопрос об освобождении от консульского сбора за оформление виз для группы представителей города-побратима Бад Гомбург (ФРГ) в количестве 13 человек, приглашаемых с 15.06 по 29.06.2014 г. в Пе- тродворцовый район для участия в XVIII Летней академии.

Группа прибывает но приглашению Санкт-Петербургской общественной организации "Петергофские диалоги". Цель визита: изучение жителями немецкого города-побратима русского языка и культуры в рамках проекта "Больше немецкого в России, больше русского в Германии".

Расходы, связанные с приемом гостей, берет на себя общество "Петергофские диалоги". С уважением,

Глава администрации (подпись)

Сопроводительное письмо - направляется адресату с информацией о прилагаемых к письму документах или материальных ценностях. Например:

Направляем Вам на рецензирование учебное пособие "Основы русской деловой речи". Учебное пособие предназначается для студентов гуманитарных вузов, преподавателей русского языка и культуры профессиональной речи.

Или:

Высылаем Вам отзыв официального оппонента, доктора технических наук, Иващенко Станислава Федоровича, о диссертационной работе Смирнова Николая Васильевича по теме "Методы математического моделирования динамики процессов окисления в системе биологической очистки", представленной к защите в диссертационный совет Д. 21.2190.03 на соискание ученой степени кандидата технических наук по специальности 05.13.18 "Математическое моделирование, численные методы и комплексы программ". Просим подтвердить получение.

Письмо-приглашение — приглашение адресату (письмо или специальный бланк) принять участие в каком-то проводимом мероприятии. Письмо может быть адресовано как конкретному человеку, так и организации, а также массовому адресату. Например:

Московский государственный университет имени М. В. Ломоносова Филологический факультет Ленинские горы, Москва, ГСП-2, 11992 Телефон: 939-32-35, Факс: 939-55-08 E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script 20 января 2013 г. № 27-ф Игнатовой Антонине Павловне

Уважаемая Игнатова Антонина Павловна!

Приглашаем Вас для участия в IV-м Международном конгрессе исследователей русского языка "Русский язык: исторические судьбы и современность".

Конгресс состоится 18—21 марта 2013 года на филологическом факультете МГУ.

До встречи!

Заместитель Председателя Оргкомитета

IV-ro Международного конгресса исследователей русского языка

"Русский язык: исторические судьбы и современность"

декан филологического факультета

профессор (подпись)

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и.т.п.) [4]. Такое письмо не является официальным обязательством, скорее это форма подтверждения намерений автора. Однако под письмом обычно подписывается руководитель организации и ставится печать. Гарантийное письмо может начинаться с обращения но имени-отчеству к лицу, которому оно адресовано. Например:

Уважаемый Андрей Иванович!

ООО "Алмаг" просит Вас оказать техническую помощь в установке программного обеспечения и наладке оборудования в вычислительном центре. Оплата гарантируется с р/счета № 3446890025 в Калининском отделении банка ВТБ24.

Директор ООО "Алмаг" В. С. Смирнов

Главный бухгалтер В. В. Удальцова

Инициативное письмо — официальное письмо, требующее ответа (письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-претензия).

В ответ на инициативное письмо адресант получает письмо-ответ: ответ на запрос; ответ на просьбу; ответ на предложение; ответ на претензию. Характер письма-ответа зависит от содержания инициативного письма.

В сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной ответной корреспонденции. Этот принцип требует: ссылки на первичное письмо и его тему; соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего терминологии; совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем; соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания [5]. Ссылку на входящее письмо желательно делать в реквизите "Ссылка на входящие номер и дату документа". В тексте письма может быть фраза: В ответ па ваше обращение от... №...

Письмо-запрос

Новосибирская общественная организация "Соловейки"

г. Новосибирск, улица Кольцова, д. 14

Главе территориального управления Административного района г. Новосибирска И. Н. Устинович

Уважаемый Иван Николаевич!

Новосибирская общественная организация "Соловейки" выступает с инициативой присвоить одной из улиц Новосибирска имя города-побратима Варна (Болгария).

Многочисленные контакты между жителями Новосибирска и Варны на протяжении многих лет способствовали взаимному ознакомлению и пониманию и делают партнерство между нашими городами жизненным и содержательным.

По инициативе жителей одна из улиц Варны в настоящее время носит название "Новосибирская". Общество "Соловейки" считает, что имеются достаточные основания для того, чтобы проявить взаимность и закрепить отношения наших городов, назвав одну из улиц нашего города именем Варны.

Совет общества "Соловейки"

Письмо-ответ

Территориальное управление Административного района г. Новосибирск, ул. Красная, д. 45, тел. 243-59-70

Новосибирской общественной организации

"Соловейки" г. Новосибирск, улица Кольцова, д. 14

О присвоении имени

Уважаемые члены Совета общественной организации "Соловейки"!

На Ваше письмо от 25.02.2012 №4-155/03 территориальное управление Административного района сообщает, что направило ходатайство в Топонимическую комиссию г. Новосибирска о рассмотрении на заседании бюро комиссии Ваших предложений по присвоению одной из улиц Новосибирска имени города-побратима Варна (Болгария). Глава территориального управления И. Н. Устинович

Запрос — обращение одной стороны к другой с просьбой дать информацию о товарах (характеристика товара, его наличие, сроки поставки, прайс- лист, образцы товара), услугах или направить предложение па поставку товара. Фразы, которые используются в письме-запросе: В целях ознакомления с... Прошу предоставить информацию просим выслать... Направляю в Ваш адрес запрос о... Например:

Руководство поручило мне обратиться к Вам с запросом о возможности принять дополнительный заказ на поставку холодильного оборудования для нашего предприятия. С уважением (подпись)

Если продавец может выполнить заявку покупателя и поставить соответствующий товар, он направляет ему предложение (оферту) о желании выполнить заказ с указанием срока поставки. Рекламу, которая адресуется неопределенному круу лиц, также можно рассматривать как предложение- оферту.

Магазин "Кей": Заведующему кафедрой русского языка

Иркутск, ул. Горького 2. Иркутского государственного университета

корпус 3 проф. Иващенко А. Т.

"06" сентября 2014 г. № 345

О поставке продукции

Благодарим за запрос от "23" августа 2014 г. и сообщаем, что можем предложить Вам Моноблоки Lenovo IC С36057321456 в количестве 2 (две) шт.

Качество — экран: 19.5,1600/900, процессор Intel Pentium G3220T 2.6 ГГц, оперативная память: 4 Гб; операционная система: Windows 8 (64-bit).

Цена — 20386 рублей. Цена действительна с 06.09 по 06.10.

Срок поставки — 16.09.2014.

Условия оплаты — наличный расчет.

Настоящее предложение действительно до "10" сентября 2014 г.

Прием заказа осуществляется по телефону 8-800-200-777-5.

С уважением,

Менеджер отдела продаж ФИО адресанта

подпись адресанта

М.П.

Рекламация — документ, в котором предъявляются претензии продавцу или поставщику по нарушению принятых обязательств. В рекламации заявитель может потребовать устранения выявленных недостатков или возмещения убытков. Претензия может быть на качество и количество товара, сроки поставки, невыполнение других условий контракта. Фразы, которые используются в письме-претензии: поставка товара была произведена несвоевременно..:, не были выполнены обязательства договора..:, предлагаем погасить задолженность...; были нарушены условия поставки товара..:, направляем Вам товар..:, сообщаем Вам, что..:, мы вынуждены поставить Вас в известность, что..:, доводим до Вашего сведения... и др. Ответом на претензию может быть соответствующее письмо.

ООО "Лео"

198510, Санкт-Петербург Чехова 8/1, тел. 356-28-39.

ВТБ 24 р/с 0875665 01.02.09 №346

Директору ОАО "Карат" Абросимовой И. В.

198514, Санкт- Петербург Большой проспект 15.

О поставке товара

Уважаемая Ирина Викторовна!

Подтверждаем получение Вашего письма от 23.04.11 относительно задержки в поставке холодильного оборудования.

Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего менеджера по поставкам. Заверяем Вас, что товар будет Вам отгружен в течение недели при получении новой партии.

(подпись)

  • [1] Веселов II. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения официальной переписки. С. 66.
  • [2] Русский язык и культура речи. Семнадцать практических занятий / под ред. Е. В. Гананольской, А. В. Хохлова. СПб.: Питер, 2005. С. 261.
  • [3] Там же. С. 264.
  • [4] Культура устной и письменной речи делового человека : справочник-практикум. М. : Флинта. 2001. С. 117.
  • [5] Веселов II. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения официальной переписки. С. 65.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >