Деловой разговор но телефону

Разговор по телефону — весьма распространенный жанр делового общения; это своеобразная форма устного спонтанного диалога, который осуществляется при помощи технических средств.

По сравнению с другими видами устной деловой коммуникации разговор но телефону имеет ряд особенностей; можно сказать, что данный тип делового общения стоит особняком.

Во-первых, деловой телефонный разговор ограничен по времени — рекомендуемая продолжительность не должна превышать трех-пяти минут. Во-вторых, по телефону не решаются сложные вопросы, их обсуждение выносится за рамки телефонного диалога. По телефону можно что-либо уточнить, получить краткую информацию, справку, записаться на прием, консультацию, договориться о встрече, т.е. круг тем, связанных с использованием телефона, весьма ограничен. Безусловно, в бытовом общении все происходит иначе.

Принято считать, что при наличии фактора так называемой дистантности общения снижается роль невербальных элементов. Однако анализ записей телефонных разговоров позволяет говорить о важности определенных компонентов речи — это тембр голоса, темп речи, отчетливость произнесения, паузирование и, конечно, интонация.

Современные исследования устной деловой речи в какой-то степени опровергают распространенный взгляд на телефонный разговор как "неподготовленный". Организация и последовательность таких разговоров поддается планированию, моделированию. Некоторым компаниям, фирмам, организациям даже рекомендуют разрабатывать специальные бланки, на которых будущие телефонные разговоры следует записывать с учетом прогнозируемых ответов.

Для языка телефонного диалога характерны определенные конструкции (среди которых значительное количество эллиптированных), междометные единицы, клише, формулы речевого этикета.

У ряда компаний существует так называемый кодекс, или фирменный стандарт, поведения сотрудников. Слова, которые произносит сотрудник по телефону после того как снимет трубку, могут быть своего рода визитной карточкой фирмы (любому из нас приятнее услышать "Добрый день. Авиакомпания-лоукостер “Победа”. Слушаю вас" вместо безликого и устаревшего "Алло Кто говорит?"). Часто сотрудник фирмы, отвечая на телефонный звонок, называет себя по имени, что упрощает развертывание диалога и также способствует этикетному общению.

Нередко по телефону обращаются с просьбой, в такой ситуации уместны следующие этикетные формулы:

  • Сделайте одолжение, выполните {мою, нашу) просьбу..:,
  • Если вам не трудно {вас не затруднит)..:,
  • Не сочтите за труд, пожалуйста, передайте {посмотрите, запишите)..:,
  • {Не) могу ли я попросить вас..:,
  • Очень прошу вас...

При отказе следует использовать выражения:

  • Мы не можем {не в состоянии), к сожалению, выполнить вашу просьбу,
  • В настоящее время это сделать невозможно, но в дальнейшем будем надеяться на изменение ситуации в лучшую сторону;
  • Мы вынуждены отказать в связи...

Кроме стандартных формул речевого этикета рекомендуется использовать так называемые формулы "смягчения", также способствующие установлению позитивного речевого контакта и доверия к говорящему в ходе телефонного разговора:

хуже лучше

Я не знаю... Мне нужно уточнить...

Вы должны... Для вас имеет смысл... Лучше...

Нам это не интересно. Сейчас мы занимаемся деятельностью иного профиля.

Мы не сможем этого для вас сделать... В настоящее время это довольно счожно, однако...

Подождите секундочку... Чтобы найти эти материалы,

мне понадобятся минуты три-четыре.

Вы подождете?

Строго официальная (протокольные виды делового общения) и официальная (непротоколируемое деловое общение в рабочей обстановке) ситуации общения предполагают повышенную строгость в выборе лексики. В таких ситуациях нежелательно использовать жаргонно-профессиональные слова, а также слова-диффузы (слова, "впитывающие" ситуативное значение и утрачивающие собственное). Часто говорящие не отдают себе отчета в стилистической окраске используемых слов.

Основу устной деловой речи должна составлять нейтральная, так называемая межстилевая лексика, однако в последнее время в эту сферу активно проникают разговорные выражения и эмоционально окрашенная лексика: бешеные цены, пиковая ситуация, смешные деньги, море товаров.

В ситуациях неофициального делового общения характерно использование сублексикона устной деловой речи в виде разговорной лексики в сочетании с жаргонно-просторечными элементами: пятнашка — пятнадцать тысяч рублей; сотка — сто рублей; крендель — хитрый пройдоха; упакованный, навороченный, накрученный — характеристика облика делового человека (в последнее время — и о качестве товаров); наезжать — угрожать; наколотить, наскирдовать — заработать; уход — продажа товара; откат — оплата посреднической услуги; оплатить бутербродом — оплатить безналичным путем, добавив и наличные деньги.

Культурный человек чутко реагирует на обстановку общения, определяя меру допустимости использования тех или иных речевых средств. Использование различных пластов лексики в деловом общении должно быть оправданным.

В спонтанной устной речи редко встречаются сложные конструкции, развернутые и осложненные предложения (например, причастными и деепричастными оборотами). Среди осложнителей устной речи наиболее характерны однородные члены предложения и вводные слова.

Из-за стремления избежать семантических осложнителей в устной деловой речи редко используются конструкции с отыменными предлогами, которые часто представляют клишированные синтаксические единицы [1]: В соответствии с принятой ранее договоренностью... В связи с задержкой оплаты отправляемой продукции...

Такие конструкции в информационном отношении тождественны придаточному предложению и с успехом заменяются им в устной речи: Ну вот / поскольку мы с вами договорились / мы этот пункт сюда вынесли... Вы понимаете / поскольку нам задерживают оплату / мы тоже не можем все это выполнить...

Негативное впечатление производит использование слов-паразитов, наличие оговорок и не связанных по смыслу коротких фрагментов, например: Мы... эээ... как бы уже встречались... тогда... как бы говорили об этом... ну, в общем, вопрос решили... А "какбизм" в современной устной речи представляет собой, к сожалению, достаточно частое явление.

Синтаксис устной речи, отличающейся спонтанностью, можно считать в определенной степени феноменом. Некоторые лингвисты склонны подвергать сомнению существование предложения как синтаксической единицы устной речи. Членение речевого потока устной речи (особенно разговорной, к которой тяготеет устная деловая речь) не всегда легко производить [2]. Любой текст устной речи содержит сегменты, которые не соответствуют нашему представлению о предложениях нормированного языка.

Вероятно, при синтаксическом членении устной речи целесообразно опираться на такой критерий, как интонация. В узком значении интонация — это мелодика речи, движение тона. В широком — это еще и ударение, паузироваиие, ритм, темп речи, интенсивность звучания, тембровая окраска. Благодаря этим особенностям интонации звучащая фраза всегда в смысловом отношении более насыщенная, богатая оттенками значений, чем письменная.

Необходимо помнить, что в деловом общении использование экспрессивной окраски и оценочных факторов интонирования должно быть ограничено. Деловая устная речь представляет собой прежде всего информационный обмен, поэтому эмоции, особенно отрицательные, следует выносить за рамки делового общения, поскольку они препятствуют поиску нужного решения, уводят разговор в нежелательном направлении. Положительные оценки выражаются в нейтральном типе интонирования, а господствующий тип интонирования — так называемый рационально-логический.

Интонация включает и такие понятия, как ритм и теми речи. Средний темп деловой речи (беседы, выступления на совещании) — 78—80 слов в минуту. Сегодня наблюдается тенденция ускорения темпа речи в информационных жанрах делового общения (устный оперативный доклад, консалтинговые услуги), в жанре беседы, в телефонном общении. Он колеблется в пределах 90—100 слов в минуту. Это объясняется стремлением к экономии времени, необходимостью оперативного принятия решений. Не следует забывать, что ускоренный темп речи требует четкой артикуляции, иначе ускоренная речь сливается в скороговорку.

Очевидно, что при помощи правильного интонирования можно добиваться взаимопонимания и согласия по обсуждаемым вопросам.

  • [1] Колтунова М. В. Указ. соч. С. 164 165.
  • [2] См., например: Земская Е. А. Русская разговорная речь: лингвистический анализ и проблемы обучения. М., 1987. С. 135—162.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >