Введение

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами.

В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.).

Кроме того, при необходимости может производиться копирование документов и перенос сведений, содержащихся в них, а также их транспортировка внутри и вне аппарата управления. Документирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени.

Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений, является важнейшим направлением управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от форм собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.

Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому, чья специальность состоит в обработке управленческой информации.

Вся совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием «делопроизводство». Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).

Составной частью делопроизводства является документирование — процесс составления и оформления документов. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним.

Актуальность учебного курса обусловлена возрастающим интересом к проблемам делопроизводства как инструменту повышения эффективности управления.

Последовательность изложения материала по дисциплине «Документационное обеспечение управления и делопроизводство» является не только средством обучения, но и способом формирования культуры, систематизации знаний менеджеров, отработки навыков в конкретных аспектах управления кадровым ресурсом организаций.

Приоритетным в обучении является упор на активное овладение современной практикой делопроизводства в организациях (предприятиях).

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, как поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления и делопроизводство» основана на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности.

Особое внимание уделяется организационной структуре служб делопроизводства, подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, рассматриваются развернутые характеристики основных нормативов в области управления. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве.

Основной целью изучения данной дисциплины является овладение студентами основными требованиями и умениями ведения документооборота в организации.

Задачи изучения дисциплины:

• — показать значение работы с документами в жизни общества;
• — дать общие сведения об истории и организации служб документации, перспективах их развития и совершенствования;
• — определить роль служб ДОУ (документационное обеспечение управления) в организации работы с документной информацией;
• — дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности документов;
• — изучить процедуру регистрации документов, редактирования, контроля, согласования, поиска и рассылки документов, оформление и составление основных видов управленческих документов;
• — привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством, в их оформлении и порядке сдачи на архивное хранение.

Объект дисциплины — оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Предмет дисциплины — правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

В результате изучения дисциплины студент должен:

знать

• • основные методы, категории, функции делопроизводства;
• • основные принципы и правила эффективного делопроизводства;
• • приемы использования документооборота;
• • терминологию в области документационного обеспечения управления;
• • нормативные документы, регламентирующие составление и оформление документации, порядок работы с ними;
• • правила составления и оформления организационно-распорядительных документов, копий документов, технологию, применяемую при документационном обеспечении управления в организациях;
• • порядок проведения экспертизы ценности документов и подготовки дел к архивному хранению;

уметь

• • на основе собранной информации определять цели, выбирать средства ведения деловой документации;
• • применять принципы, формы, методы делопроизводства в юридической деятельности;
• • на основе теории делопроизводства вести документооборот;
• • самостоятельно осваивать знания, необходимые для работы с документооборотом в конкретных сферах экономических практик;
• • пользоваться изученными стандартизированными терминами;
• • применять на практике государственные стандарты, другие нормативно-методические документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления;
• • составлять и правильно оформлять основные виды организационнораспорядительных документов;
• • оперировать знаниями, полученными по делопроизводству в профессиональной деятельности;

владеть

• • методами реализации основных управленческих функций в сфере управления;
• • методикой составления проектов основных управленческих документов;
• • навыками работы на персональном компьютере для подготовки электронных документов;
• • способностью использования основных видов оргтехники.

Интегрированным результатом изучения курса должно стать приобретение студентами делопроизводственной и докуменговедческой компетенции как совокупности личных качеств студента (ценностно-смысловых ориентаций, знаний, умений, навыков и способностей) и способности решать проблемы, самостоятельно находить ответы на вопросы, возникающие в его повседневной жизни, средствами, предоставляемыми учебным курсом «Документационное обеспечение управления и делопроизводство».

При определении планируемых результатов освоения содержания курса выделяются основные составляющие компетенции — выраженные в виде требований к подготовке студентов интегральные умения (группы умений), включающие умения анализировать и обобщать информацию по документоведению, интегрировать знания и умения, полученные в процессе изучения курса с профессиональным опытом.

Учебник, опираясь на действующую общегосударственную нормативную базу, объединяет материал разрозненных изданий и наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций, а также использования компьютерной техники и технологий в этих процессах. В учебнике учтены особенности, связанные с работой с документами в организациях разных форм собственности.

Содержание учебника соответствует образовательным стандартам высшего и среднего образования «Документационное обеспечение управления», «Делопроизводство».

Автор: Кузнецов Игорь